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Gestão de documentos é crucial para seu negócio! Descubra porquê

mulher olhando para documentos

Na rotina da sua empresa, você ou algum funcionário provavelmente já perdeu um bom tempo em busca de algum documento solicitado pela contabilidade, não é mesmo? Ou então, precisou perguntar para várias pessoas onde um contrato importante foi guardado em arquivo físico.

Se alguma das situações relatadas acima já ocorreu com você, saiba que você tem um problema. Mas não se preocupe, este problema é facilmente resolvido com a gestão de documentos.

Afinal, o que é a gestão de documentos?

Gestão de documentos são medidas internas implementadas por uma empresa. Essas ações têm como objetivo administrar os documentos e registros, sejam eles no formato físico e/ou digitais, além de garantir que estes sejam facilmente acessados por funcionários autorizados, quando houver necessidade.

Em época de obrigatoriedades da LGPD, atentar-se à gestão de documentos que contenham dados sensíveis de clientes e funcionários é tarefa fundamental.

Quando falamos de documentos, nos referimos aos boletos, contas a pagar e receber, contratos, notas fiscais, guias de recolhimento, relatórios, etc., ou seja, são todos os arquivos relacionados à sua empresa, essenciais para o negócio funcionar em conformidade.

Qual a importância da gestão de documentos?

Por dia, cada setor de uma empresa gera diversos documentos: são relatórios de marketing, informações comerciais, dados do financeiro, etc. Administra-los pode ser uma tarefa difícil se não há processos bem estabelecidos que possibilitem a ordenação da gestão de documentos.

Se uma empresa não tem sua documentação organizada, fica exposta a diversos riscos que podem abalar a estrutura da organização e dificultar a busca por investimentos. Podemos destacar alguns riscos, como: fraudes por funcionários, perda de documentos importantes e comprobatórios, vazamento de dados sensíveis, etc., que podem acarretar em problemas contábeis e jurídicos.

Além disso, uma gestão de documentos eficaz deve ser uma tarefa constante e estratégica — capaz de permitir o acesso de funcionários aos documentos pertinentes à atividade e ainda ter os acessos destes monitorados, sem abrir mão da segurança dos dados da empresa.

Podemos destacar dois tipos de gestão de documentos: a Gestão de Arquivos Físicos e a Gestão de Arquivos Digitais.

Gestão de arquivos físicos

gestão de documentos

É o método de gestão de documentos mais utilizado pelas empresas.

Em uma empresa de porte médio/grande, requer bastante espaço físico para armazenamento e excelente organização dos documentos pelos gestores e funcionários. Mesmo em uma catalogação bem ordenada, pode demandar mais tempo para encontrar algum registro.

Para otimizar este tipo de gestão de documentos, grandes empresas optam por organizar, catalogar digitalmente e monitorar o local dos documentos, para controlar os arquivos de forma mais ágil.

Gestão de arquivos digitais

A gestão de documentos no meio digital têm ganhado espaço nas empresas de todos os portes. Um estudo de 2015 da Guia Bussiness Media, apontou que 88,4% dos empresários consideram a gestão de documentos importante para os negócios. Dessa forma, a gestão de arquivos digitais é indispensável para otimizar o dia a dia das empresas.

São diversos os benefícios da gestão de arquivo digitais, como, por exemplo: praticidade de gerenciamento, monitoramento à distância e acesso simultâneo da equipe.

Diferente da gestão de arquivos físicos, os arquivos digitais podem ser armazenados em servidores próprios das empresas ou em soluções in cloud (na nuvem), e proporciona redução de custos, maior segurança e sustentabilidade, pois neste tipo de gestão, não é necessário utilizar papéis. Podemos destacar também que a gestão digital de documentos facilita a automação de processos das equipes da empresa.

gestão de documentos na nuvem

5 Benefícios da gestão de documentos para sua empresa

Você provavelmente deve estar se perguntando: “Qual é o melhor tipo de gestão documental para minha empresa?”. No meio digital, quando a empresa opta por este gerenciamento dos arquivos, ela garante que a documentação seja facilmente encontrada pela equipe em um servidor eletrônico.

Entretanto, indicamos que haja um equilíbrio entre a gerenciamento de documentos digitais e a gestão de documentos físicos. Alguns registros como Contratos e Licenças podem ser organizados no meio físico.

Como você já sabe, o gerenciamento de documentos precisa ser constante e estratégico, para garantir a produtividade do dia a dia na empresa.

Com isso em mente, selecionamos 5 benefícios que a gestão de documentos promove ao seu negócio:

  1. Aumenta a Produtividade: Você e sua equipe não vão mais perder tempo procurando documentos importantes.
  2. Facilita o relacionamento com a contabilidade: Evite os atritos com a contabilidade na hora de enviar a documentação solicitada.
  3. Promove organização e segurança para o negócio: Informações estratégicas e sensíveis ficarão em um local seguro, com acesso apenas de pessoal autorizado.
  4. Contribui com processos de auditoria: Com a organização de documentos, fica mais fácil realizar a auditoria e análise das informações financeiras.
  5. Evita a perda de documentos importantes: Contratos, licenciamentos, comprovantes de pagamento e notas fiscais são gerenciados de maneira adequada, para evitar que a empresa corra riscos desnecessários.

Se porventura, o Governo realizar uma auditoria na empresa, alguns documentos comprobatórios serão solicitados para verificação fiscal. E, se a empresa não armazenar e apresentar devidamente estes documentos, o órgão fiscalizador está autorizado a aplicar multas. Para as Notas Fiscais, o valor da multa pode chegar a R$1.000,00 por nota.

Este é um risco desnecessário que pode acabar com a reputação de uma empresa.

auditoria em documentos impressos

Como implementar a gestão de documentos na empresa?

Agora que você compreendeu a importância sobre a gestão de documentos, deve estar se perguntando: “Como posso estabelecer a gestão de documentos no meu negócio?”. Continue a leitura deste artigo para conferir algumas dicas:

1. Crie um processo de gerenciamento

Após definir o modo de gestão de documentos, se será físico, digital ou misto, estabeleça um passo a passo com processos bem definidos: recepção, organização e monitoramento dos documentos.

2. Capacite funcionários para lidar com a organização de documentos

Este pode ser um tópico que demandará muito tempo da sua gestão.

Por isso, nós da SparkOne através da Controladoria Digital, auxiliamos na implementação da gestão de documentos em seu negócio. Utilizamos ferramentas digitais que promoverão maior segurança das informações e produtividade para sua equipe. Entre em contato conosco para saber mais!

3. Defina um padrão de organização

Não basta escolher um local para armazenar os documentos. É necessário escolher um padrão de organização: Alfabético (por ordem alfabética), Geográfico (organização de acordo com sua procedência), Numérico (por ordem de prioridade) ou Ideográfico (separação por setores da empresa).

4. Faça backups

É importante realizar backups, trocar as senhas para palavra-chave mais seguras e atualizações do sistema digital escolhido, para evitar ataques cibernéticos e acessos de ex funcionários.

5. Monitore os acessos

Todos os seus funcionários precisam ter acesso a todos os documentos da empresa? Defina com cautela os acessos de cada setor ou funcionário. Essa medida evita o vazamento de informações sensíveis e estratégicas do seu negócio.

O que você achou sobre a gestão de documentos? Gostou do post? Deixe um comentário aqui compartilhando suas experiências ou dúvidas!

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