Gestão Ágil: saiba o que é, e como executar na sua empresa

Gestão Ágil

Você já ouviu falar em Gestão Ágil?

Neste artigo você aprenderá de vez o que é Gestão Ágil e saberá como aplicar este tipo de gerenciamento nos processos da sua empresa, seja ela de porte micro, pequeno ou médio. Com a Gestão Ágil, empreendedores conseguem descomplicar os processos, aumentar a produtividade da equipe e melhorar a comunicação entre os colaboradores.

Já imaginou ver a sua equipe entregar resultados melhores e em menos tempo?

Com a metodologia ágil, isso é possível. Cada um sabe exatamente qual o seu papel dentro da organização, e têm liberdade para agir e chegar ao objetivo proposto.

O que é Ágil?

De acordo com o Dicionário Online de Português, Ágil: adjetivo. Que se movimenta com excesso de facilidade; que se move de maneira rápida; veloz. ¹ [Figurado] Que se comporta ou trabalha de maneira eficaz e rápida; diligente, expedito e trabalhador. ² [Figurado] Que acha uma solução rápida para; que se consegue desenrolar com facilidade; vivo e rápido.

Certo, após essa definição do dicionário, provavelmente seu cérebro traduziu a palavra ágil e a associou à rapidez e velocidade. Talvez, você tenha pensado:

Que tipo de gestão é essa? Provavelmente é mal feita, já que: “a pressa é inimiga da perfeição”.

Então ágil significa fazer tudo rápido e mal feito? Não, pelo contrário!

Seria o Flash um agilista?
DC comics fox GIF Divulgação: FOX Nederland & België

Ser veloz não necessariamente é ser ágil, mas ser ágil inclui ter rapidez.

Ágil não tem a ver apenas com rapidez, mas também com adaptação e flexibilidade frente a necessidades em um projeto, como o personagem dos quadrinhos, “The Flash”.

Flash” é o exemplo máximo do agilismo: veloz e de altíssima produtividade no combate ao crime. Com o surgimento de um novo vilão em seu caminho, ele consegue facilmente se adaptar e mudar seu foco, sem perder sua eficiência.

Equipes ágeis tornam-se mais velozes por consequência, já que eles passam a trabalhar de forma colaborativa, transparente e focada em executar tarefas relevantes para o objetivo determinado. Assim, criam um fluxo mais eficiente e produtivo, ao compararmos com as equipes de gerenciamento tradicionais.

O que é Gestão Ágil?

Inspirado no Manifesto Ágil criado em 2001, como forma de encontrar uma alternativa aos atuais processos de desenvolvimento de software e TI, a gestão ágil leva em conta os quatro valores do desenvolvimento ágil, que são:

  • Os indivíduos e suas interações acima de procedimentos e ferramentas;
  • O funcionamento do software acima de documentação abrangente;
  • A colaboração com o cliente acima da negociação e contrato;
  • A capacidade de resposta a mudanças acima de um plano pré-estabelecido;

Os princípios ágeis configuram o modelo de comportamento de uma empresa.

Seja com os clientes, colaboradores ou fornecedores, mesmo se sua empresa for ou não do setor de tecnologia.

Dessa forma, a gestão ágil pode ser resumida como uma diluição das tarefas backlog em partes menores, para o gerenciamento de projetos. Em outras palavras, o projeto é todo dividido em etapas menores e com fluxos de entregas constantes, para que seja mais fácil aplicar mudanças sem comprometer a qualidade do projeto.

Além dos quatro valores acima citados, os criadores do manifesto ágil declararam também doze princípios, que tornam mais transparentes os objetivos de uma gestão ágil, que reforça o intuito do projeto: o cliente.

São 12 princípios:

  1. Garantir a satisfação do cliente, entregando rápida e continuamente software funcional;
  2. Até mesmo mudanças tardias de escopo no projeto são bem-vindas.
  3. Software funcional é entregue frequentemente (semanal ou mensal – o menor intervalo possível);
  4. Cooperação constante entre as pessoas que entendem do ‘negócio’ e os desenvolvedores;
  5. Projetos surgem por meio de indivíduos motivados, devendo existir uma relação de confiança.
  6. A melhor forma de transmissão de informação entre desenvolvedores é através da conversa ‘cara a cara’
  7. Software funcional é a principal medida de progresso do projeto;
  8. Novos recursos de software devem ser entregues constantemente. Clientes e desenvolvedores devem manter um ritmo até a conclusão do projeto.
  9. Design do software deve prezar pela excelência técnica;
  10. Simplicidade – a arte de maximizar a quantidade de trabalho que não é feito – é essencial;
  11. As melhores arquiteturas, requisitos e designs emergem de equipes auto-organizáveis.
  12. Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento.

O propósito da gestão ágil é melhorar de forma ativa o produto que está em desenvolvimento, a partir do retorno do usuário.

A gestão ágil baseia-se na diluição da produção em ciclos curtos, que são priorizados de maneira estratégica.
A partir das entregas contínuas desses ciclos (sprints), observa-se redução do tempo gasto para cada atividade e atualização contínua do produto.

Equipe Ágil

Com uma gestão ágil implementada, os colaboradores se comportam de forma diferente da gestão tradicional.

A equipe possui autonomia para utilizar seu know how para encontrar as melhores soluções para objeções que surgirão, sem precisar parar todo o projeto.

Além disso, as equipes ágeis mantém diálogo aberto entre os diferentes setores e com os clientes, para que conhecimentos e novas soluções surjam desse encontro de mentes diferentes. Os objetivos do negócio são apresentados e discutidos semanalmente em reuniões de OKR’s, assim cada colaborador compreende seu papel no conjunto das tarefas propostas.

A entrega do projeto também é diferente, elas são contínuas e colaborativas. Por consequência, há uma redução do tempo gasto para o desenvolvimento do projeto.

Gestão Tradicional vs Gestão Ágil

Na forma tradicional de gestão, o produto só faz sentido quando é entregue com 100% do projeto realizado.

Nos métodos ágeis, há a entrega e conclusão dos sprints, que são as dissoluções do projeto maior, amenizando assim as burocracias e aperfeiçoando o produto com os feedbacks do cliente. Como exposto anteriormente no item nº 7 do Manifesto Ágil: “Software funcional é a principal medida de progresso do projeto”.

Ou seja, na gestão tradicional o projeto é um só, enquanto no ágil ele é diluído em pequenas tarefas e entregas parciais e aprimoradas às necessidades atualizadas dos clientes.

Vantagens da Gestão ágil

  • Aumento de produtividade;
  • Priorizar as tarefas com assertividade; 
  • Evita o retrabalho e poupa tempo;
  • Torna transparente a comunicação entre todos os envolvidos;
  • No geral, torna os processos mais eficazes, eficientes e ágeis
  • Colaboradores mais satisfeitos e lideranças mais estratégicas;

Metodologias Ágeis

Agora que você compreendeu melhor o que é gestão ágil, provavelmente está se perguntando: “Como aplico efetivamente na minha empresa?”

Antes, conheça duas das mais utilizadas metodologias de gestão ágil que ajudarão na aplicação do ágil na sua empresa:

Scrum

Utilizado desde o início de 1990, o Scrum atualmente é aplicado em mais de 60% dos projetos ágeis em todo o mundo. O Scrum auxilia no gerenciamento de projetos, desenvolvimento ágil de produtos complexos e adaptativos.

O Scrum é um framework (estrutura) que auxilia equipes a trabalharem juntas. Por ser muito conhecido e difundido em projetos de TI, esta metodologia ágil costuma ser diretamente associada ao agilismo. 

No Scrum, os colaboradores são auto-gerenciáveis, eles possuem autonomia para analisar as oportunidades de melhoria do projeto, além de se organizar resolver os problemas que surgem.

“E esse, senhores, é o SCRUM | Zach Woods startup GIF by Silicon Valley

Este framework não é um processo linear. Scrum é voltado para instituições de gerenciamento de projetos, onde é difícil planejar o futuro com mecanismos de controle de processos tradicionais. Além disso, o Scrum reduz defeitos e torna o processo de desenvolvimento mais eficiente, além de reduzir os custos de manutenção a longo prazo.

No Scrum, os projetos são divididos em ciclos mensais ou quinzenais, chamados de Sprints. O Sprint representa um Time Box dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado. O trabalho é dividido em iterações, que são chamadas de Sprints no caso do Scrum.

As funcionalidades a serem implementadas em um projeto são mantidas em uma lista que é conhecida como Product Backlog

Antes de dar início a cada Sprint, os colaboradores realizam uma reunião de planejamento, chamada de Sprint Planning Meeting, na qual o Product Owner (é a pessoa que define os itens que compõem o Product Backlog). Esta pessoa por sua vez, prioriza os itens do Product Backlog (é uma lista contendo todas as funcionalidades desejadas) e a equipe seleciona as atividades que ela será capaz de implementar durante o Sprint que se inicia. 

Equipes ágeis que utilizam o Scrum como metodologia, também realizam uma breve reunião a cada manhã, chamada de Daily Scrum. O objetivo dessa breve reunião é trocar conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar obstáculos e priorizar alguma tarefa no dia. Ao final de um Sprint, a equipe apresenta as funcionalidades implementadas em uma reunião de Sprint Review Meeting.

E então, a equipe realiza uma Sprint Retrospective, para o planejamento do próximo Sprint. Assim reinicia-se o ciclo, como demonstrado na imagem abaixo:

Scrum-Product-Backlog
Ciclo do Scrum

Kanban

Kanban | Trello GIF by Product Hunt

Criada na década de 1960, a metodologia kanban surgiu quando a empresa automobilística japonesa Toyota, desenvolvia um sistema de administração que trouxesse agilidade na produção, para assimilar rapidamente as mudanças de mercado. Além disso, eles buscavam uma forma de gerenciamento para cortar gastos e fazer somente o imprescindível para concluir a etapa de um processo de fluxo de trabalho contínuo. Ou seja: a proposta era fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade exata.

Ao aplicar o Kanban, a Toyota percebeu que a metodologia facilitou muito o trabalho das equipes de produção e montagem, pois o sistema melhorou a comunicação dos colaboradores, diminuiu gastos, e promoveu uma compreensão assertiva de quais peças precisavam ser trocadas e quando.

O Kanban dispõe de quatro princípios:

Comece com o que você tem hoje. Por mais que você esteja muito insatisfeito com a forma como as coisas são feitas no processo atual, não mude tudo logo no início. O importante é evoluir de forma contínua.

Busque mudanças incrementais e evolucionárias. Depois de partir do seu processo atual, busque pequenas mudanças. Formule hipóteses com base na sua observação do comportamento do sistema.


Respeite o processo atual, papéis, responsabilidades e títulos. É provável que na organização em que você está implementando o método Kanban existam cargos e autoridades definidas. Com o Kanban, não há exigência de mudanças internas da organização.

Incentive a liderança em todos os níveis. Além da melhoria contínua e em conjunto com a equipe, a autonomia é uma é incentivada para nutrir diferentes perspectivas para obter resultados cada vez mais assertivos. 

Kanban, na tradução livre do japonês para o português, significa “quadro indicador”, e por isso, você já deve ter visto por aí um quadro com papéis coloridos e adesivos colados para indicar e acompanhar o andamento dos fluxos de produção nas empresas.

Neste quadro, há uma separação das tarefas a serem realizadas. No Backlog, ficam todas as tarefas pendentes e que podem ser dissolvidas em partes menores para execução nas demais colunas.

Em seguida, encontramos a coluna do “A fazer” (To do) onde colocam as próximas tarefas da lista;

As etapas de execução: “Em andamento” (Doing) e a coluna das “Concluídas” (Done). Você pode alterar o nome dessas etapas de acordo com seus processos internos. Conforme as tarefas são executadas, o cartão nota adesiva é colocado no campo correspondente ao status da tarefa, como no exemplo abaixo:

Kanban
Metodologia Kanban

A vantagem de usar o kanban é poder visualizar de forma rápida e visual a situação e a evolução dos trabalhos.

Isso contribui para a transparência e trabalho em equipe, pois os membros devem se ajudar para concluir a Sprint com sucesso e esgotar o Backlog.

Em termos práticos, muitas empresas usam um quadro de vidro ou acrílico delimitado entre os diferentes estágios do kanban, os itens do backlog são escritos em post-it e colados na área que representa o estágio em que se encontram. Também há a possibilidade de usar ferramentas digitais como o Trello que reproduz a ideia do Kanban e pode ser facilmente compartilhada por equipes.

Empreendedores podem (e devem!) usar ambas as metodologias para organizar e melhorar a gestão das empresas.
Dica de Ferramenta: Trello para Empreendedores

Como aplicar a gestão ágil no dia a dia da sua empresa

Agora que você aprendeu um pouco sobre as metodologias ágeis, deve estar com vontade de aplicar na sua empresa, correto? Para isso, nós damos algumas dicas:

Faça testes com equipes menores

Se possível, adote as novas práticas e ferramentas em alguns times ou serviços inicialmente, para obter feedback e aprendizado para serem utilizados no restante da empresa. 

Ao nichar uma equipe para aplicar a gestão ágil, você reduz alguns riscos de adaptação na empresa, pois a prática pode demandar mudanças na gestão organizacional e de cultura dos colaboradores.

Além disso, o risco é menor pois qualquer erro devido às novas práticas não influenciará nos processos de toda a empresa, somente a equipe selecionada.  

E para implementar na rotina, o gestor pode começar com alguns testes:

  • propor reuniões diárias;
  • gerenciar ativamente as tarefas do projeto;
  • indicar livros sobre Kanban e outros métodos ágeis
  • compartilhar artigos comunicação com as equipes;

Assim, após alguns dias executando os experimentos, é importante coletar feedback das ações para gerar conhecimento e aprendizado sobre a experiência em iniciar uma gestão ágil no negócio.

Avalie a experiência

Registrar aprendizados e compartilhar ideias que surgiram durante o processo é tarefa indispensável para melhorias futuras.

Se a experiência não trouxer o resultado desejado: Procure outra amostra.

Se a experiência gerou algum resultado, mas poderia ter sido melhor? Otimize.

Se a experiência for comprovada e obtiver sucesso: Torne essa inovação parte do seu modelo de gestão.

Conte com o auxílio de uma empresa parceira

Colocar em prática os preceitos da gestão ágil pode ser bem difícil no começo, porque requer uma mudança da cultura organizacional do negócio, e isto inicialmente pode não ser muito bem aceito pelos colaboradores.

Por isso, além de criar experimentos de metodologias ágeis em grupos menores, é necessário criar metas e expectativas que devem estar intrinsecamente alinhadas aos propósitos da empresa.

Nessa fase, a participação e apoio dos líderes é fundamental para orientar na mudança de pensamento organizacional, até mesmo para motivar o engajamento dos funcionários em uma nova rotina de trabalho.

Para saber mais como descomplicar a gestão ágil e usá-la em seu dia a dia, conte com a SparkOne. Fale conosco!