Todo empreendedor deve estar ciente destas dicas fiscais!

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Um bom sistema de gestão fiscal é crucial para qualquer empresário fazer crescer seus negócios e manter sua empresa dentro do “status legal”. 

Por isso, hoje trouxemos dicas fiscais que serão essenciais para ajudá-lo a administrar as questões fiscais de sua empresa, de forma eficaz e reduzir o estresse que você sente ao lidar com as burocracias fiscais.

Boa leitura!

1. Esteja atento aos vários tipos de notas ficais

Ao abrir uma empresa, é comum que empresários fiquem com dúvidas sobre os diferentes tipos de Notas Fiscais existentes e suas exigências fiscais.

A compreensão dos diferentes tipos e usos das notas é crucial para uma estratégia comercial de sucesso. 

Embora possa parecer complicado, este conhecimento lhe permitirá cumprir a legislação e o ajudará a tomar melhores decisões.

Portanto, compilamos uma lista com as notas fiscais mais importantes e mais utilizadas no mercado. Explicaremos seus conceitos, bem como sua aplicabilidade logo abaixo:

Nota Fiscal de Produto Eletrônico (NF-E)

A Nota Fiscal de Produto Eletrônico (NF-e) é um comprovante que autentica a venda de mercadorias no comércio eletrônico e em lojas físicas. Os infoprodutos e itens digitais não estão incluídos nesta categoria.

Para o envio e venda de produtos, sites como Amazon e Submarino utilizam este tipo de nota.

Vale destacar que junto da NF-E, há também o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que serve como um auxílio para consulta rápida à chave de acesso da Nota Fiscal.

Além disso, o Danfe tem papel importante na logística das empresas, pois é este documento que acompanha a mercadoria em trânsito, servindo como comprovante de deslocamento de produtos em caso de fiscalização. Muita das vezes, o Danfe é a versão da Nota Fiscal enviada ao consumidor.

Então, após a compra, uma versão XML (da NF-e) é enviada automaticamente via e-mail ao comprador. Isto simplifica a verificação da exatidão da mercadoria e a verificação dos impostos.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-E)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, ou NFC-e, é um recibo fiscal que é enviado ao consumidor final.

Esta nota documenta as transações comerciais de venda. Para padronizar esse tipo de documento, desenvolveram a NFC-E, que substitui os conhecidos “cupons fiscais” manuais, que até hoje são utilizados nos comércios e varejo.

A NFC-E também foi criada para oferecer uma solução eletrônica para o problema do acúmulo de papel e para permitir uma gestão de vendas controlada. Outro objetivo para a criação da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, é que este documento ajuda na fiscalização de comportamentos ilegais, como a evasão fiscal.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-E)

A NFS -e, ou nota fiscal de serviços eletrônica é a nota digital usada para registrar e verificar os processos de prestação de serviços. Ela deve ser emitida em qualquer venda de empresas de serviços que paguem ISSQN (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza).

Este imposto é cobrado pelos municípios. Portanto, a NFS-e deve ser emitida na cidade de domicílio, usando um sistema de software integrado.

O Projeto NFS-e foi iniciado em 2007 gerenciado pela Receita Federal em parceria com a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), com o objetivo de agilizar a emissão de faturas de serviços, e facilitar as inspeções dentro do país.

A criação da Nota Fiscal Digital representou um grande avanço para os empresários.

Os efeitos notados após a criação da NF digital, foram: uniformizar as notas emitidas no território nacional, aceleração da administração tributária, redução de custos e melhoria do controle financeiro das empresas.

2. Entendendo os riscos de não emitir nota fiscal

Todo empresário deseja estabelecer sua marca e promover o crescimento constante de sua empresa. E para que isso ocorra, é extremamente necessário que o negócio esteja em conformidade legal.

Além disso, a conformidade com a legislação local é uma premissa essencial para a transparência.

Este tipo de conduta pode ter alguns efeitos positivos, tais como aumentar a credibilidade do cliente e fortalecer a confiança do fornecedor, ou buscar auxílio a créditos e investimentos para expandir seus negócios;

Assim, é importante aderir às regras de modo a evitar multas ou penalidades.

Empresários que não emitem Notas Fiscais deixam a empresa suscetível a riscos fiscais graves, que impactam diretamente no crescimento do negócio.

Vale notar que não emitir nota fiscal é ilegal e é equivalente à fraude fiscal. De fato, a finalidade da Nota Fiscal é registrar uma transação e permitir a cobrança de impostos.

A não emissão de Notas Fiscais poderá gerar penalidades e multas, que podem prejudicar a imagem e reputação da empresa. As multas aplicadas pelo Fisco podem variar de 10% a 100% em cada NF processada e podem ser cumulativas.

Além do pagamento de multas, a não emissão de notas fiscais está prevista na Lei Nº8.137 de 1990 e também prevê prisão de 6 meses a 2 anos, por crimes contra a ordem tributária e econômica.

Para evitar dores de cabeça e problemas com o Fisco, é importante simplificar este processo burocrático de emissão de faturas.

Leia também: O que é uma consultoria financeira? Descubra agora!

3. Coloque CPF na Nota

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Conforme explicamos anteriormente, há 3 tipos de Notas Fiscais mais utilizados. Quando você insere o CPF do seu cliente final na Nota Fiscal, isso auxilia no controle da carga tributária e também serve como forma de combate a evasão fiscal referente aos principais impostos que uma empresa deve pagar.

Para o consumidor, o CPF na nota também têm benefícios, como a participação em sorteios, descontos e até ressarcimentos fiscais de acordo com as definições de cada cidade/estado. Dessa forma, é importante que o consumidor acompanhe o que é elegível.

4. Encontre um contador de confiança

O trabalho do contador é peça essencial para manter seu negócio legal e saudável. Por isso, ele também está nessa lista de dicas fiscais. Você não deve deixá-lo fora do planejamento fiscal da sua empresa. Mas lembre-se: um contador ruim também pode prejudicar a sua empresa.

Os erros da sua contabilidade podem colocar a sua empresa em apuros.

Principais erros da contabilidade que podem prejudicar a sua empresa:

  • Cálculos fiscais equivocados;
  • Planejamento tributário incorreto;
  • Falta de conhecimento ou ausência de modernização tecnológica da contabilidade

Isso ocorre porque o gerenciamento incorreto das finanças do seu negócio abrem brechas para multas e outras consequências judiciais e fiscais.

A contabilidade é um prestador de serviços. Portanto, eles devem ser de confiança e seguir processos previamente combinados.

Empreendedor, é você quem gerencia a sua empresa. Para tornar a relação com a contabilidade mais confiável, evite deixar as questões fiscais por conta da administração do contador, crie processos e verifique se guias e impostos estão sendo pagos no período correto.

Sabemos que o serviço de contabilidade é necessário para as empresas, mas indicamos que procure conhecer melhor os serviços da contabilidade antes de fechar um contrato.

Essa verificação é muito importante, pois o contador costuma auxiliar as empresas na tomada de decisões, avaliando os riscos e a elaborando as melhores estratégias para atingir seus objetivos desejados.

Se você confia em um especialista para cuidar de sua contabilidade, acompanhe o trabalho dele e verifique sempre se os impostos e tributos são os corretos para seu tipo de negócio. Se você estiver em dúvida se o trabalho da contabilidade está sendo bem feito, vale a pena procurar uma Consultoria Financeira, para avaliar e criar uma auditoria de processos e fornecedores.

Com a consultoria financeira e contabilidade alinhadas, eles conseguirão implementar um plano estratégico a fim de reduzir a carga tributária. Assim, sua empresa ganhará credibilidade e transparência.

5. Utilize um ERP eficiente

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Você pode ter duas perguntas neste momento:

ERP? O que é?

O que significa ERP para dicas fiscais?

Vamos seguir em frente. Um ERP (para aqueles que não conhecem o termo) é um software de gestão que coleta, armazena e disponibiliza todos os dados e processos de uma empresa em um só lugar.

Assim, com um Software de Gestão, será mais fácil automatizar alguns processos para sua empresa. Isto permitirá que você e outros funcionários se concentrem na melhoria de outras áreas estratégicas.

Sim, um ERP pode tratar indiretamente de dicas fiscais.

O sistema de gestão permitirá que você o faça:

  • Integrar a emissão de notas fiscais;
  • Simplifique suas atividades;
  • Minimize as chances de cometer erros manuais;
  • Controle de suas finanças, impostos, fluxo de caixa e outras áreas;
  • Tenha uma visão melhor e mais clara do negócio;
  • Auxilie você a tomar as melhores decisões estratégicas para o momento do seu negócio.

6. Selecione um emissor de nota fiscal 

O emprego de um emissor de faturas lhe trará muitos benefícios, incluindo maior produtividade e melhores oportunidades de ficar em dia com as autoridades fiscais.

A plataforma trata de tudo para que não haja erros. Isto é verdade independentemente de você ser um produtor digital, afiliado ou coprodutor.

O software permite o armazenamento eletrônico de faturas, o que está em conformidade com o limite de 5 anos da lei.

Você também pode enviar as NFs automaticamente aos clientes, monitorar ou alterar os status das notas geradas, se for necessário.

Isto protegerá sua empresa de ter que pagar impostos indevidos e facilitará a comunicação com sua contabilidade. Se esse emissor de Notas Fiscais estiver incluso ao Software de Gestão (ERP) citado anteriormente, será ainda mais benéfico para a sua empresa, pois todas as informações estarão registradas de forma segura, em um único lugar.

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Conclusão

É muito importante que empreendedores conheçam as dicas fiscais aqui descritas, pois a administração fiscal correta é a base para a saúde da empresa.

Como você percebeu, estar em dia com a Receita Federal e outras autoridades fiscais pode ser um assunto muito burocrático, mas é essencial e pode resultar até em redução de tributos para sua empresa. Fale conosco e solicite demonstração do software ERP SparkOne.

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